Boekingsvoorwaarden

Het staat je vrij om individuele reserveringen (tot 5 kamers) te annuleren of te wijzigen tot 15.00 uur één dag voor de geplande aankomstdatum. Na dit tijdstip kunt u uw reservering niet meer wijzigen of annuleren. Compensatie voor niet-gebruikte kamers wordt berekend volgens de volgende praktijk (geldt voor individuele gasten): A) Standaard basisregel In het geval van een “no-show”, zal de gast de prijs van de kamer voor één dag in rekening worden gebracht. B) Late annulering Als een kamerreservering later dan 15.00 uur één dag voor de geplande aankomstdatum wordt geannuleerd en als de kamer niet aan een andere gast kan worden verhuurd, wordt de prijs van de kamer voor één dag in rekening gebracht aan de gast die de kamer oorspronkelijk heeft geboekt. Alle wijzigingen en annuleringen moeten worden gedaan door een e-mail te sturen naar Citybox Hotels of via uw “Mijn Pagina” als Citybox Vriend. Voor groepsreserveringen (meer dan 5 kamers) gelden andere voorwaarden. Neem contact met ons op als u aanvullende informatie nodig heeft. C) Niet-terugbetaalbare boekingen Vooruitbetaalde reserveringen worden niet gerestitueerd, ongeacht of u uw reservering annuleert of niet.

Overeenkomsten betreffende hotelkamerreserveringen zijn bindend voor beide partijen. Gasten zijn verplicht om correcte contactgegevens te verstrekken bij het maken van hun boekingen. Het is niet toegestaan sleutelkaarten aan anderen dan de als gast(en) in de kamer geregistreerde persoon/personen te geven. Het maximaal toegestane aantal gasten per kamer is 1 in eenpersoonskamers, 2 in tweepersoonskamers en 4 in familiekamers. Tijdens hun verblijf dienen gasten zich te houden aan het hotelreglement en de regels en voorschriften die door de autoriteiten zijn opgesteld. Hotelgasten en anderen die het hotel bezoeken mogen andere hotelgasten of mensen die in de buurt wonen niet lastigvallen, storen of in gevaar brengen. Hotelgasten zijn wettelijk en financieel aansprakelijk voor schade die zij, met of zonder opzet, aan het hotel toebrengen of voor letsel dat zij aan derden toebrengen, inclusief maar niet beperkt tot vernieling van eigendommen of het zonder toestemming meenemen van eigendommen uit het hotel. We behouden ons het recht voor om bedrijven en/of de garantiekaart van de gast te belasten om dergelijke schade te dekken. Huisdieren zijn toegestaan in het hotel (op aanvraag!) tegen een toeslag van, toeslagen variëren van hotel tot hotel. Roken is niet toegestaan in het hotel. Roken in de kamers of op de gang activeert het brandalarm. Alle kosten in verband met het afgaan van het brandalarm worden in rekening gebracht bij de persoon die het alarm heeft veroorzaakt of bij de contactpersoon die de kamer heeft geboekt. Dit geldt ook voor E-sigaretten en vapes. Roken leidt tot uitzetting en een boete, het bedrag varieert van hotel tot hotel. Op verzoek moet bij het inchecken een identiteitsbewijs met foto worden getoond. Minderjarigen onder de 18 jaar hebben geen toegang tot Citybox Hotels zonder zich aan volwassenen te houden. Gasten die deze verplichtingen niet nakomen kunnen uit het hotel worden gezet zonder aanspraak te kunnen maken op enige vorm van compensatie. Het hotel heeft het recht om boekingen te weigeren die zij ongepast vinden, en dat geldt ook voor wat wij als ongepast gedrag ten opzichte van het personeel beschouwen.

In het geval dat het hotel, om redenen buiten de macht van het hotel, niet in staat is om de gast te voorzien van een kamer die al geboekt en betaald is, heeft het hotel het recht om deze gast(en) te voorzien van accommodatie in een ander lokaal hotel en zonder extra kosten. Het hotel is verplicht om de gast in kwestie onverwijld op de hoogte te stellen van dergelijke wijzigingen en regelingen. De schoonmaak wordt gedaan na het uitchecken en tijdens langere verblijven. Extra schoonmaak kan worden besteld tegen een kleine vergoeding. Neem contact op met het Host Office voor meer informatie. In overeenstemming met de lokale wetgeving is het hotel verantwoordelijk voor de gasten en hun bezittingen, maar alleen voor zover schade of letsel het gevolg zijn van opzet of nalatigheid van het hotelpersoneel. Indien een gast zich op opzet of nalatigheid van het hotelpersoneel wil beroepen, dient hij dit in alle gevallen te bewijzen. Indien de gast wenst dat het hotel een grotere verantwoordelijkheid op zich neemt voor kostbaarheden, kan de gast het hotel verzoeken deze in bewaring te nemen. Het hotel kan een dergelijk verzoek weigeren.

1. 1. Inleiding

Hier bij Citybox AS verwerken we uw persoonlijke gegevens op verschillende manieren, bijvoorbeeld wanneer u diensten bij ons bestelt, in onze hotels verblijft, gebruik maakt van diensten die wij leveren en enkele andere situaties. Onze Verklaring gegevensbescherming geeft u meer informatie over hoe wij uw persoonlijke gegevens verwerken. Hieronder vindt u ook contactgegevens voor het geval u vragen hebt of de gegevens die wij over u bewaren wilt inzien. Wij verwerken je persoonsgegevens in overeenstemming met de huidige Noorse wetgeving inzake persoonsgegevens, waaronder GDPR (General Data Protection Regulation). 2. De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens Ons bedrijf, Citybox AS AS (Noors Org. nr. 989551752), is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in onze gecentraliseerde systemen voor boekingen, facturering en hotelbeheer. Telkens wanneer u bij ons een kamer boekt, een nacht doorbrengt of een betaling doet, is Citybox AS de gegevensbeheerder. Citybox AS AS (Noors org. nr. 989551752) is de gegevensbeheerder voor onze website. Citybox AS is ook de gegevensbeheerder voor onze marketing en distributie van e-mails aan onze klanten en contacten en andere digitale marketing. 3. Verwerking van persoonsgegevens met betrekking tot boekingen en hotelovernachtingen In verband met boekingen die door u of door anderen namens u worden gedaan, verwerken wij de persoonsgegevens die wij nodig hebben om de overeenkomst voor de boeking en aankoop van diensten te kunnen nakomen. Dit zijn gegevens die u ons rechtstreeks of via reis- of andere tussenpersonen hebt verstrekt. Wij verwerken bijvoorbeeld informatie over uw identiteit, uw contactgegevens en uw betalingsgegevens. In bepaalde gevallen slaan we uw paspoortnummer op. We verwerken ook andere informatie die je ons hebt gegeven en die relevant is voor je verblijf bij ons. Dit kan informatie zijn over allergieën of speciale verzoeken voor uw verblijf. We registreren alle aankopen en bestellingen die u bij ons doet, bijvoorbeeld spadiensten, restaurants, roomservice, etc., om dergelijke diensten te kunnen leveren en om u in staat te stellen hiervoor te betalen. We verwerken deze informatie zo lang als nodig is om de boekingsovereenkomst met u na te komen en voor zover dit ons wordt opgelegd door de huidige wetgeving of officiële vereisten. We registreren het gebruik van sleutelkaarten in onze hotels. We doen dit om criminaliteit te bestrijden en op te lossen en voor veiligheidsdoeleinden, waaronder brandveiligheid. We bewaren onze logboeken 21 dagen. 4. Verwerking van persoonsgegevens voor ontwikkeling, probleemoplossing en beveiliging We verwerken gegevens, waaronder persoonsgegevens, voor het oplossen van problemen of het corrigeren van fouten, voor het verbeteren van onze diensten en de technologie die we gebruiken, en voor het analyseren van gebruik en gebruikersgedrag. We verwerken ook persoonsgegevens om uw identiteit te verifiëren, inclusief het verifiëren van uw identiteit in verband met uw gebruik van onze digitale diensten. Voor zover mogelijk anonimiseren we gegevens of maken we statistieken, maar we zullen ook persoonsgegevens moeten verwerken voor ontwikkelings-, probleemoplossing-, statistische en beveiligingsdoeleinden. 5. Andere verwerking van persoonsgegevens In het geval van wedstrijden of andere activiteiten waaraan u kunt deelnemen, verwerken we persoonsgegevens zoals naam en contactgegevens wanneer dit noodzakelijk is, bijvoorbeeld om deelnemers te registreren en vervolgens een of meer winnaars te trekken. Voor zover mogelijk zullen we u hier specifiek over informeren op het moment dat u deelneemt aan wedstrijden of andere activiteiten. Als u contact opneemt met onze klantenservice of ons anderszins benadert met een vraag, verwerken wij de door u verstrekte persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor het beantwoorden en registreren van uw vraag. Het uitgangspunt hiervoor zijn legitieme belangen of voor het uitvoeren van contracten met u of het beantwoorden van uw vragen. Afgezien van de verwerking beschreven in onze Verklaring Gegevensbescherming of op basis van uw toestemming, moeten of mogen wij in bepaalde gevallen persoonsgegevens verwerken wanneer dit ons wordt opgelegd of toegestaan door toepasselijke wetgeving, waaronder de Noorse Wet Persoonsgegevens en GDPR, of door toepasselijke bevelen van de autoriteiten of rechtbanken. 6. Verwerking van persoonsgegevens met betrekking tot onze leveranciers, zakelijke klanten en zakelijke contactpersonen We verwerken informatie over contactpersonen die zijn aangewezen door onze leveranciers, zakelijke klanten, samenwerkingspartners, deelnemers aan evenementen gericht op het bedrijfsleven en andere personen die in een zakelijke rol optreden. We doen dit om efficiënt te kunnen werken, om contracten aan te gaan en af te dwingen, om werknemers te werven, om ons bedrijf te beheren en om ons zakelijke en professionele netwerk te ontwikkelen. Dergelijke informatie bestaat doorgaans uit naam, contactgegevens, functie, bedrijf, vaardigheden, commerciële belangen en deelname aan onze evenementen voor het bedrijfsleven of een eerdere interesse in ons en onze werknemers. We bewaren dergelijke informatie zolang we van mening zijn dat de persoon een van onze zakelijke contacten is. Het uitgangspunt hiervoor zijn onze legitieme belangen. 7. Afstaan van persoonsgegevens en verplichte verwerking We geven je persoonsgegevens niet door aan derden, tenzij je hiervoor toestemming hebt gegeven of tenzij de toepasselijke wetgeving, waaronder de Noorse Wet Persoonsgegevens en GDPR, of een geldig bevel van de autoriteiten of de rechtbank ons hiertoe toestaat of dwingt. Voor de duidelijkheid wijzen we erop dat ons gebruik van gegevensbeheerders om namens ons informatie te verwerken geen overgave van informatie vormt. 8. Verzamelen van persoonlijke gegevens van anderen Om ervoor te zorgen dat we de juiste informatie over u hebben, kunnen we uw informatie vergelijken met andere bronnen, zoals telefoongidsen, openbare registers en dergelijke. In sommige gevallen kan het relevant zijn om onze klanten aan een kredietcontrole te onderwerpen, waarbij kredietgegevens uit andere bronnen worden opgevraagd. We verkrijgen demografische informatie zoals leeftijd, geslacht en taal uit andere bronnen. We verkrijgen informatie van onze samenwerkingspartners en andere delen van onze groep, waar dit rechtmatig en noodzakelijk is voor het leveren van diensten en communicatie voor u. 9. Uw rechten Als persoon hebt u verschillende rechten onder de regelgeving inzake persoonsgegevens. U hebt het recht om uw gegevens in te zien en om persoonlijke gegevens over uzelf die wij verwerken te corrigeren of te verwijderen. Verder heb je het recht om een beperkte verwerking aan te vragen, om bezwaar te maken tegen de verwerking en om aanspraak te maken op dataportabiliteit. Als u gebruik wilt maken van uw recht op inzage in onze verwerking van uw persoonsgegevens, of als u andere vragen hebt, kunt u contact met ons opnemen via e-mail gdpr@cityboxhotels.com. We zullen uw vraag zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 30 dagen beantwoorden. We zullen u vragen uw identiteit te bevestigen of aanvullende informatie te verstrekken voordat we u toestaan gebruik te maken van uw rechten bij ons. We moeten dit doen om ervoor te zorgen dat we alleen u toegang geven tot uw persoonlijke gegevens – en niet aan iemand die beweert u te zijn. 10. Functionaris voor gegevensbescherming We hebben onze eigen functionaris voor gegevensbescherming bij Citybox AS. De functionaris voor gegevensbescherming is verantwoordelijk voor al onze bedrijven en voor alle persoonlijke gegevens die we verwerken in de landen waar we gevestigd zijn. De functionaris voor gegevensbescherming is ons contactpunt met de Noorse autoriteit voor gegevensbescherming. Onze functionaris voor gegevensbescherming geeft Citybox AS, onze gegevensverwerkers en onze medewerkers advies en begeleiding over de verwerking van persoonsgegevens en de regels die hierop van toepassing zijn. De Data Protection Officer houdt toezicht op onze naleving van de regels voor persoonsgegevens en onze interne richtlijnen. De functionaris voor gegevensbescherming kan u ook helpen uw rechten tegenover ons te doen gelden of u helpen antwoorden te krijgen op vragen over uw persoonlijke gegevens die door ons worden bewaard. U kunt contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming via gdpr@cityboxhotels.com. Als u van mening bent dat onze verwerking van persoonsgegevens niet overeenkomt met wat we hier hebben beschreven of anderszins in strijd is met de wetgeving inzake persoonsgegevens, kunt u bij wijze van alternatief een klacht indienen bij de Noorse autoriteit voor gegevensbescherming of de toezichthoudende autoriteit in het land waar u in een hotel verblijft. U vindt informatie over contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit op de website van de Autoriteit Comhaltaí | European Data Protection Board (europa.eu). 11. Gebruik van gegevensverwerkers. Wij maken gebruik van verschillende gegevensverwerkers om onze diensten aan u te kunnen leveren. Onze grootste gegevensverwerker is ons boekingssysteem Visbook AS. 12. Cookies/Informatiecapsules We gebruiken informatiecapsules (cookies) om de gebruikerservaring van onze website te verbeteren. Een cookie is een klein op tekst gebaseerd gegevensbestand dat wordt opgeslagen in je apparatuur (je smartphone, computer of bijvoorbeeld een tablet). Cookies helpen om te herkennen welk type inhoud en welke pagina’s op onze website worden bezocht. Informatie die door middel van een cookie wordt opgeslagen, kan bijvoorbeeld zijn hoe je de website gebruikt, welk type browser je gebruikt en welke pagina’s je hebt bezocht. Een permanente cookie blijft gedurende een bepaalde periode op uw apparatuur staan. Een sessiecookie wordt tijdelijk opgeslagen in het geheugen van uw apparatuur terwijl u onze website bezoekt. De sessiecookie verdwijnt wanneer u uw browser afsluit. Wij gebruiken zowel permanente als sessiecookies. Citybox AS kan ook cookies van derden gebruiken. Als u niet wilt dat onze website cookies op uw apparatuur opslaat, kunt u het gebruik van cookies uitschakelen in uw webbrowser. Als u cookies uitschakelt, wordt de functionaliteit van de website verminderd. 13. Wijzigingen in de gegevensbeschermingsverklaring of in de verwerking Wij werken voortdurend aan de ontwikkeling en verbetering van onze diensten voor onze klanten. Hierdoor kan de methode of omvang van onze verwerking van persoonsgegevens veranderen. De informatie die we in deze verklaring van persoonsgegevens verstrekken, zal daarom regelma